CONGÉS ANNUELS

Description de l’activité

[tab_item title= »REGLES GENERALES »]

Règles générales

Cette procédure traite des congés annuels des agents de jour. Pour le personnel de nuit, se référer à la procédure DRH.P.6 « travail du personnel de nuit ».

[accordion] [acc_item title= »Droit »]

Le droit à congés annuels de tous les personnels de l’établissement est égal à 25 jours ouvrés fois la quotité de travail.

La notion de jours ouvrés signifie que les congés annuels ne peuvent pas être posés le week-end et les jours fériés.

(1) Un agent recruté avant le 15 du mois bénéficie de 2 CA sur le dit mois. Il n’acquiert pas de CA sur ce mois s’il arrive le 15 du mois ou après le 15. Un agent partant après le 15 du mois bénéficie de la totalité des CA pour le mois considéré.

[/acc_item] [acc_item title= »Jours supplémentaires »]

(1) Les jours de R.T.T. ne peuvent pas être assimilés à des congés annuels.

Congés hors saison :

Les congés « hors saison » doivent être pris entre le 01/11 et le 31/12 et au plus tard le 30/04 de l’année suivante. Dans le cas contraire ils seront perdus, sauf s’ils n’ont pas été pris pour nécessité de service.

Un agent ayant acquis un ou deux jours de hors saison et quittant l’établissement avant le 1 er novembre peut prétendre à ces jours hors saison en dehors de la période légale.

Les jours « hors saison » peuvent être accolés ou non à une période de congés annuels. Ils peuvent être pris en continu ou en discontinu.

Les congés hors saison n’ouvrent pas droit à de nouveaux congés hors saison. Ainsi, 2 CHS posés avec 3 CA ne comptent pas comme 5 jours pour l’ouverture du droit à congés hors saison. Seuls les CA et CFR sont pris en compte.

Par contre, les congés hors saison comptent pour l’ouverture du droit à CFR. Ainsi, 2 CHS et 3 CA posés consécutivement comptent comme une période de 5 jours pour l’ouverture du droit à CFR.

Congé de fractionnement :

Il peut être pris à tout moment dans l’année en cours et jusqu’à la date butoir définie par le Directeur sur le mois de janvier N+1. Il ne peut être reporté au-delà de cette date sauf motif permettant un report sur l’année suivante (cf paragraphe sur le report).

[/acc_item] [acc_item title= »Utilisation »]

– les congés annuels doivent être soldés au 31 décembre de chaque année (sauf situations particulières cf paragraphe « Report »). Le directeur peut accorder un délai supplémentaire de quelques jours sur le début du mois de janvier N+1,

– les CA peuvent être placés dans un compte épargne temps (cf procédure DRH.P.14 « Compte épargne temps ») à condition que le nombre de CA pris dans l’année soit d’au moins 20 jours,

– les congés doivent être pris en journées entières et ne peuvent être pris en heures ou demi-journées. Des dérogations à cette règle peuvent être accordées par l’encadrement de façon à permettre le maintien ou une reprise du travail d’un agent,

– en application de la continuité des soins (respect des postes fonctionnels), il est demandé à l’encadrement de permettre de planifier trois semaines de congés annuels pour les agents durant l’été (période comprise entre le 1er juin et le 30 septembre) en cas de difficulté un point particulier sera fait auprès de la Direction des Ressources Humaines,

– les personnels peuvent présenter des demandes de congés annuels en un nombre non limité de périodes. Aucune fraction de congés annuels ne devra cependant avoir une durée supérieure à 31 jours consécutifs (à l’exclusion du cas particulier des congés bonifiés),

– il n’y a pas d’obligations légales d’accorder en repos le week-end qui précède et/ou qui succède à la période de congés Les RH doivent être accordés par le cadre en fonction des nécessités de service et dans le respect des règles légales concernant le temps de travail et les repos hebdomadaires, dans la mesure du possible cette possibilité doit être étudiée. La Direction des Soins est chargée d’interpeller la direction dans le cas de difficultés rencontrées dans les services pour accorder les repos hebdomadaires à l’issue d’une période de congés annuels.

– les agents chargés de famille bénéficient d’une priorité pour le choix des périodes de CA, il appartient à l’encadrement de prioriser les demandes dans un souci d’équité au niveau de l’équipe.

[/acc_item] [acc_item title= »Report »]

La circulaire du 20 mars 2013 prévoit que les congés annuels non pris en raison d’une absence prolongée pour raisons de santé peuvent être reportés jusqu’au 31 décembre de l’année suivante. Au-delà de cette date ils sont perdus. Leur prise sur la période demandée par l’agent au cours de l’année N+1 reste soumise aux nécessités de service.

Est considérée comme absence prolongée toute absence de plus de 30 jours. Les motifs sont :

– le congé maladie (ordinaire, accident du travail, accident de trajet, maladie professionnelle)
– le congé de longue maladie
– le congé de longue durée
– le congé maternité
– le congé d’adoption
– le congé de paternité
– le congé parental

Le report sur l’année N+1 ne pourra concerner que les congés non pris de l’année précédente et non  d’années antérieures à l’année N.

Le report est autorisé dans la limite des jours qui étaient programmés pendant la période de maladie ou de la totalité des jours non pris lorsque les congés n’ont pas encore été programmés du fait de l’absence de l’agent.

En cas de reprise du travail sur l’année, les congés annuels seront posés prioritairement aux autres types de congés (REC, TP, TL).

[/acc_item] [acc_item title= »CDD et contrats aidés »]

 

Le droit à congés annuels des personnels recrutés pour une durée déterminée est calculé sans tenir compte des dates d’arrivée et de départ mais en considérant la durée totale du contrat en nombre de jours (cf. tableau ci-dessous).

Les CA doivent être soldés à la fin de chaque CDD.

[/acc_item] [acc_item title= »Affichage »]

Le calendrier d’affichage des congés annuels est le suivant :

– Au 30/11/N-1 de l’année précédente pour les CA posés de janvier à mai inclus,
– Au 31/03/N pour ceux de juin à septembre inclus,
– Au 30/06/N pour ceux d’octobre au 31 Janvier de l’année

Les 3 jours de R.T.T. libres planifiés par le salarié avec son cadre selon la procédure des congés annuels respecte la procédure définie ci-dessus.

[/acc_item] [/accordion] [/tab_item] [tab_item title= »COMPTABILISATION »]

Comptabilisation

 

 

1 jour de congé annuel (ou hors saison ou de fractionnement) équivaut à 1 journée théorique de travail

(7 heures * la quotité de travail soit 7 heures pour un agent à 100%, 3h30mn pour un agent à 50%, 5h15mn pour un agent à 75%…).

[/tab_item] [tab_item title= »CAS PARTICULIERS »]

Cas particuliers

[accordion] [acc_item title= »Congés annuels des agents modifiant leur quotité de travail en cours d’année »]

Services n’ayant pas Agiletime :

Afin de faciliter le calcul du droit à congés annuels, il convient :

– de calculer les droits à CA en heures (25 jours de CA x 7 heures * la quotité de travail),
– de ne prendre en compte le changement de quotité qu’à partir du mois suivant,
– de procéder au décompte des heures déjà prises pour connaître les droits

Exemple :

Un agent présent toute l’année, à 100%, du 1er janvier au 17 mars et à 50% du 16 mars au 31 décembre. Il a pris 5 jours de CA avant le 17 mars.

Droit à congés annuels pour la période du 1er janvier au 17 mars :
3 mois * 2,08 jours = 6,24 jours de 7 heures = 43h41mn (prise en compte du mois de mars à 100%).

Droit à congés annuels pour la période de 18 mars au 31 décembre :
9 mois * 2,08 jours = 18,72 jours de 3h30mn = 65h31mn

Droit à congés annuels total sur l’année :
43h41mn + 65h31mn = 109h12mn

Décompte des congés annuels déjà pris :
5 jours * 7 heures = 35 heures

Droit à congés annuels restant à compter du 18 mars :
109h12 – 35 heures = 74h12mn (soit 21 jours de congés à 3h30mn et un reliquat de 42mn).


Service utilisant Agiletime :

Agiletime calcule le droit à CA en prenant en compte le nombre exact de jours travaillés sur chaque quotité de travail. [/acc_item] [acc_item title= »Congés annuels et congé maladie »]

Le congé maladie suspend la période de congés annuels. Il convient donc de replanifier les CA initialement prévus sur une période ultérieure.

Un agent en congé maladie peut prendre des congés annuels à l’issue de sa période de maladie sans avoir repris effectivement son travail si :
– il a été déclaré apte à reprendre le service (si arrêt supérieur ou égal à 21 jours, visite obligatoire avant reprise auprès du service de santé au travail),
– il s’est assuré de l’accord de son cadre sur les nouvelles dates de ses CA.

Les agents de retour de Congé de Longue Maladie (CLM) ou de retour de Congé de Longue Durée (CLD) bénéficient d’un droit à congés annuels prenant en compte la période d’absence dans la limite de l’année en cours. Lors de l’entretien de reprise, un point sera fait avec l’encadrement pour organiser la planification.

[/acc_item] [/accordion] [/tab_item] [tab_item title= »PROCEDURE DE PRISE DE CONGES ANNUELS »] Procédure de prise de congés annuels

Demande de CA (planification du 1er janvier N au 31 décembre N) adressée par l’agent à son cadre sur le formulaire type (document associé DRH.E19).

Le cadre :
– organise la planification des congés annuels de son équipe après concertation de celle-ci,
– accorde les congés annuels individuels en fonction des demandes des personnels et des nécessités de service,
– affiche les plannings avec les périodes de CA dans le respect des délais d’affichage.

Services n’ayant pas Agiletime :
L’agent fait sa demande sur le formulaire type. Le cadre valide la demande en signant et datant le formulaire.

Service utilisant Agiletime :
L’agent fait sa demande sur le formulaire type. Une fois validés, les congés annuels sont saisis sur Agiletime.
Le cadre imprime ensuite les décomptes horaires, les signe et les distribue aux agents.

[/tab_item] [tab_item title= »DANS LE LOGICIEL DE PLANICATION AGILETIME »] Dans le logiciel de planification Agiletime

Les codes CA (congés annuels), CHS (congés hors saison), CFR (congé de fractionnement) doivent être posés sur les jours concernés. Ils prennent la valeur de 7 heures * la quotité de travail.

Les compteurs permettant de suivre le droit et le solde de congés sont :

CA J droit (droit en jours)
CA J solde (solde de CA en jours)
CA pris
CA h droit (droit à CA en heures)
CA solde h (solde de CA en heures)
CFR droit J (droit à CFR en jour)
CFR solde J (solde de CFR en jour)
CFR pris
CFR droit h (droit à CFR en heures)
CFR solde h (solde CFR en heures)
CHS droit J (droit à CHS en jour)
CHS solde J (solde de CHS en jour)
CHS pris
CHS droit h (droit à CHS en heures)
CHS solde h (solde CHS en heures)

Dans Agiletime, lorsqu’un agent change de quotité en cours de mois, le droit à CA est calculé exactement sur le nombre de jours travaillés dans chaque quotité. Agiletime prend en compte le changement de quotité le jour même.

A compter de 2014, des compteurs de CA N-1, CHS N-1 et CFR N-1 seront mis en place afin de comptabiliser les congés reportés.

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